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奥林图书馆

记录管理

档案管理是负责管理领域的有效和系统的控制的创造, 收据, 维护, 记录之使用及处置.  档案与专集部为学院各院系和办公室提供协助,帮助他们有效地管理机构档案.  这一点很重要,因为管理良好的档案对学院来说是一项资产, 而未管理的记录是一种负担.

什么是记录?  很好的问题.  记录不仅仅是纸质文件.  它们包括所有记录的信息, 无论介质或特性如何, 创建, 收到了, 由组织或个人维持的.  换句话说, 它们不仅包括论文, 还有照片等材料, 录音及录像, 及学院或系的刊物.  记录以物理和电子形式出现.

记录管理政策

档案馆保存着 一般记录保留时间表 以确保大学记录符合所有法律规定, 财政, 行政, and operational requirements; to ensure that records of historic value are identified and transferred to the 档案; and to ensure that records that are no longer needed for legal, 财政, 行政, 或者根据法律规定,操作需求被破坏.  一般记录保留时间表可根据需要由部门或办公室的具体时间表补充. 该日程表只对注册的AG8app下载社区成员开放. 

此外,书院亦推行多项与档案管理有关的政策:

记录磋商

档案 staff are available to work with departments and offices to help them apply retention requirements; create a department- or office-specific schedule; and provide advice on storage, 组织, 和数字化.  的更多信息, 请联系瑞秋·沃尔顿, 数字档案和记录管理协调员, at rwalton@thefilmlily.com or 407-691-1127.

记录转移

所有具有持久价值的记录, 当它们所属的部门或办公室不再经常使用时, 应该转移到档案馆吗.  收集这些记录(包括纸质和电子)可以让AG8app下载记录学院的发展和成长, 包括其教学和科研功能, 它在整个社区中的作用, 教职员的活动, 学生及校友, 并开发其所建设的校园环境和景观.  看到 档案转移程序(PDF) 以及关于什么和什么不应该移交给档案馆的指导方针.